PaperOffice — коммерческая система управления документами (DMS), разработанная для оцифровки, хранения, поиска и автоматической классификации бумажных и электронных документов. Продукт позиционируется как комплексное решение для организаций различного масштаба, включающее инструменты сканирования, оптического распознавания текста (OCR), индексации и организации документов в структурированные хранилища. PaperOffice поддерживает работу с локальными базами данных и интеграцию с сетевыми накопителями (NAS), обеспечивая централизованный доступ и резервное копирование документов.
История и детальные сведения о происхождении и развитии PaperOffice в открытых источниках частично фрагментарны; некоторые аспекты платформы описаны в технической документации и обзорах продуктов управления документами. В типичном применении система используется для автоматизации документооборота: прием входящих сканов и электронных файлов, извлечение ключевых метаданных, автоматическое присвоение категорий и маршрутизация документов для согласования и хранения. Архитектура предусматривает гибкие настройки прав доступа, версионирование и механизмы поиска по содержимому и метаданным.
- Оцифровка: поддержка сканирования бумажных документов с последующей обработкой и сохранением в системной структуре.
- OCR и извлечение данных: оптическое распознавание текста для создания полнотекстовых индексов и автоматического заполнения метаданных.
- Категоризация и классификация: правила автоматической классификации документов по типам, шаблонам или содержимому.
- Хранение: локальные базы данных и файловые хранилища с возможностью подключения NAS для централизованного сохранения и резервного копирования.
- Поиск и индексация: полнотекстовый поиск по содержимому документов и метаданным, фильтры и сортировка результатов.
- Управление доступом: разграничение прав пользователей, контроль версий и журналирование действий.
- Интеграция: обмен данными с внешними системами, импорт/экспорт документов и поддержка распространённых форматов файлов.
- Автоматизация процессов: маршрутизация документов, уведомления и сценарии обработки для ускорения согласований и обработки документов.
- Архивирование и соответствие: функции долговременного хранения, политики жизненного цикла документов и возможности обеспечения соответствия внутренним требованиям организаций.
- Настраиваемость: конфигурируемые шаблоны, поля метаданных и правила обработки для адаптации к процессам конкретной организации.