OpenKM — система управления документами (DMS/ECM) с веб-интерфейсом, предназначенная для централизованного хранения, индексирования, поиска, версионирования и управления жизненным циклом электронных документов. Платформа разрабатывается как модульное решение, поддерживающее интеграцию с внешними системами и автоматизацию бизнес-процессов посредством встроенных средств рабочих потоков и правил обработки. Архитектура ориентирована на клиент-серверную модель, предоставляя доступ через веб-интерфейс и прикладные интерфейсы для интеграции с корпоративными приложениями.
В основе функциональности OpenKM лежат стандартные возможности систем ECM: управление метаданными, поиск по полному тексту, контроль версий, разграничение прав доступа и аудит действий пользователей. Система также включает инструменты для сканирования и извлечения данных, пакетной обработки документов и построения маршрутов согласования. OpenKM применяется в различных отраслях для цифровизации бумажного архива, организации документооборота и соблюдения регуляторных требований по хранению и доступу к документам.
- Хранение документов: централизованное репозитарное хранение файлов разных форматов с поддержкой метаданных и папочной структуры.
- Поиск и индексирование: полнотекстовый поиск, индексирование контента и метаданных, фильтрация и соритровка результатов.
- Версионирование: управление версиями документов с историей изменений и возможностью отката к предыдущим версиям.
- Контроль доступа и безопасность: разграничение прав пользователей и групп, управление ролями, ведение журнала аудита и событий.
- Рабочие процессы (workflow): визуальное проектирование и исполнение бизнес-процессов для согласования, утверждения и обработки документов.
- Автоматизация обработки: правила обработки, триггеры, пакетная обработка и интеграция с OCR для извлечения текста из сканов.
- Интеграция и API: веб-сервисы и API для интеграции с ERP, CRM и другими корпоративными системами, поддержка расширений и модулей.
- Управление жизненным циклом: политики хранения, архивирование, дедупликация и механизмы удаления по истечении срока хранения.
- Инструменты миграции и импорта: средства для импорта существующих архивов и массовой загрузки документов с сохранением метаданных.
- Отчётность и мониторинг: средства формирования отчетов по использованию, состоянию процессов и хранению документов.