SmartOffice — платформа автоматизации учёта и документооборота, разработанная для оптимизации бизнес-процессов, связанных с обработкой входящих и исходящих документов. Система ориентирована на автоматизацию обработки счетов (Accounts Payable), согласование документов, проведение сверок и интеграцию с бухгалтерскими и ERP-системами. В различных реализациях платформа может включать модули сканирования и распознавания текста, маршрутизации согласований, ведения архивов и формирования отчетности.
Исторически подобные решения возникли как ответ на рост объёмов электронного документооборота и потребность в снижении ручной работы при управлении финансовыми потоками. В случаях отсутствия детальной общедоступной информации о конкретном продукте под названием «SmartOffice», термин используется как обобщённое название класса систем. Описание далее сочетает типичные для таких платформ функции и сценарии применения, основанные на практиках автоматизации документооборота и бухгалтерского учёта.
- Автоматическое распознавание и извлечение данных: OCR/ICR и машинное чтение для извлечения реквизитов из счетов, накладных и других первичных документов.
- Классификация документов: автоматическое определение типа документа и присвоение метаданных для последующего поиска и обработки.
- Маршрутизация и согласование: настройка бизнес-процессов для цепочек согласования с возможностью многоуровневой валидации и контроля сроков.
- Сверка и валидация: автоматическое сравнение данных документа с заказами, приходными документами и реестрами, выявление расхождений и формирование замечаний.
- Интеграция с ERP/бухгалтерией: обмен данными по API, выгрузка проводок, синхронизация справочников контрагентов и счетов для обеспечения единых данных в учётных системах.
- Управление правами и аудит: разграничение ролей пользователей, ведение журналов действий и сохранение истории изменений для аудита и соответствия корпоративным политикам.
- Хранение и архивирование: централизованное хранение электронных образов документов с поддержкой версионирования и сроков хранения.
- Отчётность и аналитика: формирование стандартных и настраиваемых отчётов по платежам, задолженностям, срокам согласований и эффективности процессов.
- Поддержка форматов обмена: работа с электронными форматами обмена (например, EDIFACT, XML, UBL) и импорт/экспорт данных для внешних контрагентов.
- Автоматизация платежных процедур: подготовка платёжных поручений, контроль лимитов и интеграция с банковскими каналами через соответствующие интерфейсы.